Van SharePoint Online naar Microsoft Teams
De provincie Utrecht was al langere tijd bezig met de overstap naar MS Teams en SharePoint Online. Het was noodzakelijk en belangrijk dat ook het trambedrijf hierbij aansluit. Om deze reden is er een apart deelproject gedefinieerd waarbij de overstap van het trambedrijf naar MS Teams moest worden gerealiseerd. In een periode van 9 maanden is de huidige SharePoint omgeving omgezet in verschillende Teams omgevingen conform de richtlijnen en kaders die golden vanuit de Provincie-Utrecht.
Overstap en migratie van on-premise naar de SharePoint Online
Het IT landschap bevatte veel schaduw-IT en was verouderd (aflopende ondersteuning van Microsoft). In twee jaar tijd zijn alle medewerkers overgestapt op een nieuw ingerichte SharePoint Online omgeving die voldoet aan de baseline PSI (ProRail Standaard Inrichting) en zijn alle projectactiviteiten overgedragen aan de beheerorganisatie.
Audio, video en chat, en digitaal samenwerken met Microsoft Teams
Er was behoefte aan nieuwe samenwerkingsmogelijkheden om onderzoekers en studenten effectiever met elkaar te samenwerken. In twee weken konden alle studenten en medewerkers digitaal vergaderen via MS Teams. Daarnaast is in diezelfde periode al het instructiemateriaal beschikbaar gesteld. Ook is er een self-service oplossing gerealiseerd waarmee medewerkers en studenten naar behoefte zelf een teams omgeving kunnen aanvragen
Implementatie en adoptie van video vergaderen en digitaal samenwerken op basis van Microsoft 365
In de organisatie ontstond behoefte aan een tool om het digitaal samenwerken te optimaliseren en stimuleren. Na zes maanden livegang maken meer dan 70% van de gebruikers gebruik van de samenwerkingsfunctionaliteit en zijn er op de gebruiker afgestemde ondersteuning en adoptie activiteiten ingeregeld. Hierbij moet gedacht worden aan: floorwalking, trainingen, inspiratiesessies, informatiesessies, 1-op-1 gesprekken, werksessies, en zo verder. Hierdoor hebben we de gebruiker goed kunnen bereiken en sluit de ondersteuning aan bij de behoefte.
Governance Microsoft 365
PostNL was al enige tijd overgestapt naar Microsoft 365 en Microsoft Teams. Tijdens de initiële uitrol was er echter in mindere mate aandacht voor de governance aspecten. Het resultaat was een set aan governance maatregelen en daarbij horende monitoringsmogelijkheden.
Realisatie van een kennisbank en THINK en AFAS koppeling
Bij Stichting Technasium ontstond de behoefte om sneller en makkelijker informatie onder alle bij Stichting Technasium aangesloten scholen te delen. Hiervoor zijn een drietal producten opgeleverd:
- 1. Gebruikerssynchronisatie tussen Microsoft Azure AD en AFAS zodat altijd de juiste collega’s toegang hebben;
- 2. Een projecten portaal waardoor alle docenten altijd toegang hebben tot alle projecten die op alle scholen worden uitgevoerd. Ze kunnen tevens makkelijk een project dupliceren voor eigen gebruik;
- 3. Een kennisbank waarin collega’s alle informatie kunnen vinden en overkoepelend kunnen zoeken.